Các phần của một kế hoạch - lên kế hoạch - Huy Hồ

1/ Mục tiêu , yêu cầu công việc

Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng .

Ta thường sử dụng nguyên tắc S.M.A.R.T để tạo ra một mục tiêu hợp lý nhất :

- S-Specific : Cụ thể rõ ràng và dễ hiểu

- M-Measurable : Có thể đo đếm được 

- A-Achievable : Có thể thực hiện với nguồn lực hiện có

- R-Realistic : Không hư cấu

- T-Time bound : Có thời hạn

2/ Nội dung công việc

Công việc đó là gì và các bước, công đoạn thể thực hiện công việc đó. Cốt lõi của nội dung công việc là tác động vào đối tượng như thế nào thông qua việc xác định 5W (why, what, where, when, who). Trong đó:

• Why là lý do tại sao nên thực hiện kế hoạch 

• What sẽ liệt kê những việc từ A-Z mà kế hoạch sẽ phải thực hiện  

• Where mô tả những nơi thực hiện kế hoạch , tập trung các nguồn lực

• When đề cập đến thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời gian điều chỉnh thực hiện kế hoạch. Cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc như công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp.

• Who bao gồm chủ thể thực hiện kế hoạch, chủ thể phối hợp, hỗ trợ thực hiện kế hoạch, chủ thể kiểm tra, giám sát, báo cáo thực hiện kế hoạch và chủ thể chịu trách nhiệm cho kế hoạch. Cùng với việc lập kế hoạch, thì cần phải theo dõi kế hoạch đã đặt ra nhất là đối với kế hoạch có sự tham gia của nhiều người, nhiều bộ phận thì phải có người theo dõi và kết nối từng đơn vị lại với nhau.

3/ Cách thức tiến hành

 Gồm tài liệu, cẩm nang hướng dẫn, chỉ dẫn thực hiện cho từng công việc, từng bước. Tiêu chuẩn của công việc, cách thức vận hành máy móc. Điều quan trọng là phải có dữ liệu, thông tin để xây dựng kế hoạch. Có thể là:

• Các công việc trong kế hoạch dài hạn trước đó
• Các công việc còn tồn cần phải giải quyết
• Các công việc mới phát sinh, giao thêm